「そろそろ次のステップを考えたいんですが」と師長が言いました。
導入から1年が経っていました。田中さんは次の提案資料を持ってきていました。新しい機能の説明、他院の導入事例、価格表。
「その前に、今のシステムの使用状況を教えてもらえますか？」と師長が続けました。「誰がどのくらい使っているか、どの機能が使われていないか、データで見たいんですが」。
田中さんは少し間を置いてから答えました。「確認して、折り返します」。
師長は小さくため息をつきました。データはシステムの中にあるはずです。でもベンダーから自発的に出てきたことは、一度もありませんでした。
次のステップに進む足がかりが、ありませんでした。
なぜデータが出てこないのか
データはシステムの中にあります。でも取り出せるのはメーカーだけという構造になっていることがあります。病院側がデータにアクセスしたくても、できない。必要なときにメーカーに依頼して、待つしかない。その時点で、データを活用するハードルは一気に上がります。
やっとデータが届いても、次の問題が起きます。分析されていない生データが渡されるだけです。数字の羅列が並んだファイルを受け取った師長は、それをどう読むかを自分で考えなければなりません。日々の業務をこなしながら、データの分析まで担うことを求められます。
メーカーにとって、データを分析して届けることはサービスの範囲外かもしれません。でも現場にとって、分析されていないデータは「情報」ではありません。使えないデータは、ないのと同じです。
結果として、データは活用されません。次のステップに進む足がかりがないまま、時間だけが過ぎていきます。
データフィードバックが次の提案を生む
データをフィードバックできるベンダーと、できないベンダーでは、現場との関係が根本から変わります。
データをフィードバックできるベンダーは、現場に「見える化」をもたらします。「導入前と比べて、記録にかかる時間がこれだけ変わりました」「この機能は活用されていますが、この機能はまだ使われていません」。現場の評価と導入効果が、数字で示せます。
師長はそのデータを使って、経営陣に報告できます。スタッフに「これだけ変わった」と伝えられます。次に何を改善すべきかを判断できます。データが、現場の意思決定を支えます。
そしてベンダーにとっても、データは次の提案の根拠になります。「この部分がまだ活用されていないので、こういうサポートができます」「この数字を見ると、次はこの機能が現場に刺さります」。データがあるから、具体的な提案ができます。データがないと、また一から説明するしかありません。
データをフィードバックできるかどうかは、単なる機能の話ではありません。現場との信頼関係を続けられるかどうかの話です。
そしてもう一つ、重要な役割があります。現場が今どの段階にいるかを評価できることです。
データを見れば、仮の定着で止まっているのか、実質定着に向かっているのかが見えてきます。どの機能が使われていて、どこに紙との併用が残っているか。誰が使いこなせていて、誰がまだ慣れていないか。この評価ができて初めて、「次に何をすべきか」という具体的なアクションが生まれます。
データフィードバックは、定着の現在地を示す羅針盤です。それを持っているベンダーだけが、現場を次のステップに導けます。
では何をすべきか
まず定期的にデータを分析して現場に届けることです。月に一度でも構いません。「先月と比べてこう変わりました」という報告が届くだけで、現場の見え方が変わります。ベンダーが現場のことを継続的に見ているという安心感が生まれます。
そして現場が欲しいデータを届けることです。導入前に師長に聞きます。「どんなデータがあれば、現場の判断に役立ちますか？」。申し送りの時間なのか、記録の入力件数なのか、特定の機能の使用頻度なのか。現場によって欲しいデータは違います。
欲しいデータが届いたとき、現場はベンダーへの見方が変わります。「このベンダーは現場のことを理解している」という信頼が生まれます。その信頼が、次の提案を聞いてもらえる関係につながります。
データは、現場との関係を続けるための橋です。その橋を定期的に渡り続けることが、定着支援の本質です。
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